Administrar usuarios, equipos y licencias parece una tarea sencilla hasta que la empresa crece. Cuando no existe control, aparecen cuentas activas de personas que ya no trabajan ahí, equipos sin responsable, licencias duplicadas y costos que nadie puede explicar con claridad.

SOATI ayuda con la administración de usuarios y equipos para que altas, bajas, accesos, inventario y licencias tengan seguimiento.

El inventario debe ser útil, no solo una lista

  • Usuario responsable, área y ubicación.
  • Equipo asignado, serie, estado, garantía y fecha de compra.
  • Correo, grupos, carpetas, aplicaciones y permisos principales.
  • Licencias asignadas, plan contratado y fecha de renovación.
  • Historial de soporte, cambios, mantenimiento o reemplazo.

Altas, bajas y cambios deben tener proceso

Cada alta debe contemplar equipo, correo, permisos, licencias y políticas básicas. Cada baja debe cerrar accesos, recuperar equipo, conservar información autorizada y reasignar licencias. Los cambios de puesto también deben revisarse para evitar permisos heredados sin justificación.

Errores comunes

  • Compartir cuentas entre usuarios.
  • Asignar licencias por costumbre y no por rol.
  • No retirar accesos al terminar una relación laboral.
  • No documentar quién autorizó permisos especiales.
  • Comprar equipo sin considerar soporte, garantía y software necesario.

Cómo ayuda SOATI

SOATI puede apoyar con inventario, documentación de accesos, control de equipos, revisión de licencias, altas y bajas, soporte a usuarios y recomendaciones para ordenar el ciclo de vida tecnológico.

Cuando el problema también incluye software, conviene revisar licenciamiento de software empresarial y correo empresarial Microsoft 365 o Google Workspace .